Der Verständlichkeit halber werden in diesem Artikel als „Cloud“ die Iaas-Angebote (Infrastructure as a Service) der unumgänglichen Akteure der Branche: Amazon, Microsoft-Azure und Google bezeichnet. Als Saas wird ein privates Cloud-Angebot eines Anbieters bezeichnet, das auf seiner eigenen IT aufbaut. Und als On-Premise-Modus gilt der klassische Erwerb von Softwarelizenzen, die in der IT des Endkunden eingesetzt und von dessen eigenen Mitarbeitern betrieben werden.
Beim Start Ihres Archivierungsprojekts sollte sich Ihre Wahl nach den drei unten beschriebenen Faktoren richten:
Erster Faktor: das Volumen der zu archivierenden Daten
Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um hundert Terabyte pro Jahr handelt, sollten Sie Cloud oder Saas vergessen und sich für On-Premise entscheiden. Kein Cloud-Anbieter wird Ihnen wettbewerbsfähige Kosten pro Einheit zwischen 0,0006 ct und 0,0012 ct anbieten können. Nur mit einer Lösung, die auf einer dedizierten internen Infrastruktur (Inhouse-IT) aufbaut, wie es die großen Rechnungssteller in der Energie- und TK-Branche tun, werden Sie diese Stückkostenziele erreichen können.
Zweiter Faktor: die Dauer der Datenspeicherung
Wie lange sollen die Daten gespeichert werden? Kurzfristig oder langfristig? Oder sogar unbegrenzt?
Wenn die elektronische Archivierung für einen solchen Zeitraum geplant wird, muss die gewählte Softwarelösung in einer IT-Welt, in der die technischen Komponenten alle drei Jahre ausgetauscht werden, frei sein von Lock-in-Effekten – durch OS, Hardware, Network, Storage usw. – aber auch unabhängig von der Cloud. Die ersten Erfahrungen mit Archivierungsprojekten in der Cloud lassen ein starkes Lock-in in der gewählten Cloud-Lösung erkennen. Die von den Cloud-Anbietern gestellte Falle sind die niedrigen Einstiegskosten und die nutzungsabhängige Abrechnung. Die Berechnung der Cloud-Kosten für die nächsten 3 Jahre ist eine einfache Prognose, aber welche Kosten werden in 30, 50 oder gar 100 Jahren anfallen? Das ist eine Vorhersage, mit einem echten Risiko, dass die Kosten langfristig aus dem Ruder laufen. Die elektronische Archivierung siedelt sich nicht in der gleichen Zeitspanne an.
Dritter Faktor: Reversibilität
Trotz der engelhaften Transparenz und Interoperabilität, die diese Cloud-Betreiber vorgeben, wird es sicherlich komplizierter sein, aus ihrem Angebot herauszukommen, als hinein! Wie in den Erfolgszeiten der großen ECM-Lösungen, die ein äußerst gut organisiertes Customer Lock-in hatten. Bisher bieten die Cloud-Angebote keine Garantie für Reversibilität ohne Rückentwicklung, Anpassungen oder gar Reverse Engineering, die zwangsläufig abschreckenden Ausstiegskosten zur Folge haben.
Cloud, Saas oder On-Premise: Der beste Ansatz für den Start Ihres Projekts ist eine sehr vorsichtige und genaue Analyse aller Kosten mit einem langfristigen Ansatz. Ein unüberlegter, nicht ausreichend kalkulierter Sprung in die Cloud wird unweigerlich zu künftigen horrenden Rechnungen führen. Sarah Wang und James Casido fassen in ihrem Artikel „Cost of cloud: a trillion dollar paradox“ das Paradoxon eines Starts in die Cloud perfekt zusammen: „Cloud: „you’re crazy if you don’t start in the cloud, you’re crazy if you stay on it“.
Gaël Bertin