Zahlreiche Dokumente der Unternehmen müssen über lange Zeiträume hinweg erfasst, aufbewahrt und sortiert werden, um die Einhaltung der gesetzlicher Verpflichtungen, aber auch die Ehrlichkeit und die Einhaltung bewährter Verfahren gegenüber Behörden, Kunden oder Lieferanten zu beweisen. Diese Dokumente werden gemeinhin als „verbindliche Dokumente“ bezeichnet.
Die revisionssichere Archivierungslösung von Arcsys gewährleistet während des gesamten Lebenszyklus eines verbindlichen Dokuments dessen Sortierung, Integrität, Nachvollziehbarkeit und Authentizität, so dass kein Zweifel daran besteht, dass es sich bei dem Dokument um ein perfekt beweiskräftiges Original handelt.
Sortierung
Arcsys ermöglicht eine logische und hierarchische Struktur aller Dokumente, die Unternehmen im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit erstellen oder erhalten, um eine effiziente Suche sowie die Verwaltung der Zugriffsrechte und die Implementierung von Verwaltungsregeln zu gewährleisten.
Zugriffsverwaltung
Jeder Nutzer hat (oder auch nicht) bestimmte Zugriffsrechte auf die verschiedenen Kategorien von Dokumenten.
Serviceklassen
Aus verwaltungstechnischer Sicht gehört jedes Dokument einer Kategorie (oder Klasse) an, mit der ihm automatisch bestimmte Regeln bezüglich Aufbewahrungsdauer, Leistung, Speicherung, Verfügbarkeit, Vernichtung, Indizierung, Kontrollen usw. zugewiesen werden.
Revisionssicherheit
Die Revisionssicherheit kann in Serviceklassen verwaltet werden, die eine Festlegung variabler Merkmale in Bezug auf Signatur und Zeitstempel ermöglichen. Die Beleg- und Nachvollziehbarkeit sind automatisch gegeben.
Beweisführung
Arcsys verwaltet für jedes Dokument eine Beweisführung, mit der im Nachhinein alle detaillierten Ereignisse, die während der Aufbewahrung des Dokuments aufgetreten sind, nachvollzogen werden können.
Leistungen
Das System besitzt eine modulierfähige technische Architektur, so dass die erforderlichen Speicher-, Leistungs- und Verfügbarkeitsniveaus eingerichtet werden können.