Jüngste Entwicklungen in der Gesetzgebung mehrerer Länder der Europäischen Union ermöglichen nun die Entmaterialisierung von Papierdokumenten in digitaler Form, ohne dass der Begriff der „originalgetreuen Kopie“ an Bedeutung verliert.
Frankreich hat sich einigen Vorreiterländern angeschlossen, in denen die digitale Kopie die gleiche Beweiskraft besitzt wie früher ausschließlich das Originaldokument auf Papier.
Digitale Transformation
Es handelt sich eindeutig um eine entscheidende Entwicklung, die endlich die digitalen Transformation und die schrittweise Reduzierung der von den Unternehmen archivierten Papiervolumen ermöglichen wird.
Harmonisierung in Europa
Die genauen Kopierverfahren werden jedoch nicht durch eine europäische Verordnung festgelegt, was eine europäische Vereinheitlichung der Praktiken ermöglicht hätte, sondern sind in einzelstaatlichen Texten festgeschrieben. Das bedeutet, dass die Entmaterialisierungsprozesse nicht von einem Land auf ein anderes übertragen werden können.
Die Anforderungen
Gemäß der Durchführungsverordnung muss eine originalgetreue Kopie in Frankreich mehrere Anforderungen erfüllen:
- Die Echtheit der Kopie muss durch ein Verfahren mit digitalen Fingerprints bestätigt werden
- Die Aufbewahrung darf zu keiner Veränderung der Informationen führen
- Die Rückverfolgbarkeit der Digitalisierung und der Nachweis der Integrität müssen über die gesamte Dauer der Aufbewahrung gewährleistet sein.
Die französische Norm NF Z42-026
Sie können die Norm NF Z42-026 als methodischen Leitfaden für die Erstellung von originalgetreuen Kopien verwenden. Versäumen Sie es aber nie, die Zuverlässigkeit Ihres Ansatzes zu überprüfen, bevor Sie die Entscheidung treffen, die Papierversion zu vernichten.
Konformität von Arcsys
Die Arcsys-Archivierungslösung verfügt nativ über die Funktionen, die eine Aufbewahrung von originalgetreuen digitalen Kopien aller verbindlichen Informationen des Unternehmens auf einer einheitlichen technischen Plattform ermöglichen.
Anwendbare Texte
- Frankreich: Artikel 1379 Code Civil, Dekret Nr. 1673 vom 5. Dezember 2016, Norm NF Z42-026
- Belgien: Artikel 1334 Code Civil und Gesetz vom 26. Juli 2016
- Luxemburg: Gesetz vom 25.Juli 2015