Jüngste Entwicklungen in der Gesetzgebung mehrerer Länder der Europäischen Union ermöglichen nun die Entmaterialisierung von Papierdokumenten in digitaler Form, ohne dass der Begriff der „originalgetreuen Kopie“ an Bedeutung verliert.
Frankreich hat sich einigen Vorreiterländern angeschlossen, in denen die digitale Kopie die gleiche Beweiskraft besitzt wie früher ausschließlich das Originaldokument auf Papier.
Digitaler Übergang
Es handelt sich hierbei ganz offensichtlich um eine bedeutende Entwicklung, die endlich den digitalen Übergang, die schrittweise Reduzierung der von den Unternehmen aufbewahrten Papierarchivmengen und in vielen Fällen die Vernichtung der Papieroriginale ermöglicht, die nun durch konforme digitale Versionen ersetzt werden.
Vereinheitlichung in Europa
Die genauen Reproduktionsverfahren sind nicht auf europäischer Ebene harmonisiert, da es keine spezifische Regelung in diesem Bereich gibt. Jedes Land legt seine eigenen Regeln in nationalen Gesetzen fest, was zu unterschiedlichen Praktiken führt. Daher können die Dematerialisierungsprozesse nicht direkt von einem Land auf ein anderes übertragen werden, sondern erfordern Anpassungen an die lokalen rechtlichen Rahmenbedingungen.
Die erforderlichen Bestimmungen
Gemäß der französischen Durchführungsverordnung basiert die Erstellung einer getreuen Kopie auf mehreren wesentlichen Anforderungen:
- Rückverfolgbarkeit und Integrität: Die Digitalisierung muss rückverfolgbar sein und ihre Integrität muss während der gesamten Aufbewahrungsdauer nachgewiesen werden.
- Digitale Fingerabdrücke: Die Genauigkeit der Kopie muss durch ein digitales Fingerabdruckverfahren gewährleistet werden, das ihre Authentizität nachweist.
- Unveränderbarkeit der Informationen: Das Aufbewahrungssystem muss jede Änderung oder Verfälschung der archivierten Daten verhindern.
Die französische Norm NF Z42-026
Die Norm NF Z42-026 kann als methodischer Leitfaden für die Erstellung originalgetreuer Kopien dienen. Es ist jedoch wichtig, die Zuverlässigkeit Ihres Ansatzes immer zu überprüfen, bevor Sie die unwiderrufliche Entscheidung treffen, Papierdokumente zu vernichten. Eine strenge Validierung der Prozesse und der geltenden gesetzlichen Anforderungen gewährleistet die Konformität und Integrität der digitalen Kopien.
Zertifizierung NF 544 und Best Practices für die Digitalisierung
Im Rahmen der Digitalisierungspraxis garantiert die Zertifizierung NF 544 die Einhaltung der Best Practices und die Konformität mit der Norm NF Z42-026. Mit ihren fortschrittlichen Funktionen und ihrem standardkonformen Design bietet die Arcsys-Software eine solide Grundlage für die zuverlässige Aufbewahrung digitaler Dokumente. Ihre Fähigkeit, technische und regulatorische Anforderungen zu erfüllen, macht sie zu einem wichtigen Vorteil für die Erlangung dieser Zertifizierung und erhöht den Beweiswert digitaler Kopien.
Anwendbare Texte
- Luxemburg: Gesetz vom 25. Juli 2015
- Frankreich: Artikel 1379 des Code Civil, Dekret Nr. 1673 vom 5. Dezember 2016, Norm NF Z42-026
- Belgien: Artikel 1334 des Code Civil und Gesetz vom 26. Juli 2016