Häufig wird DMS-Software zur Datenarchivierung eingesetzt, obwohl die archivierten Daten die DMS-Systeme im Grunde genommen belasten und die DMS-Systeme viel zu teuer für eingefrorene Daten sind.
Ein neuer Trend der letzten Jahre zeigt, dass die Archivierungssysteme einem intensiven Abfragestress mit immer größeren Datenmengen standhalten, so dass die DMS-Systeme nur noch für lebende Daten eingesetzt werden.
Mögliche Alternativen
- Da die Archivierungssysteme in der Lage sind, Hunderte von Millionen oder mehr Archive zu verwalten und diese in Sekundenbruchteilen und zu geringen Kosten bereitzustellen, setzen einige Unternehmen Arcsys als Archivlager ein und verbinden Verbraucherportale, Callcenter oder Kundenberater direkt mit Arcsys.
- Andere Unternehmen behalten lieber ihr DMS-System als einzige Frontend-Benutzeroberfläche und setzen Arcsys mit seinen bidirektionalen Konnektoren im Hintergrund für den Dokumentenaustausch zwischen dem DMS und der Archivierung ein.
Kurze Beschreibung der Funktionsweise der Konnektoren
Die Arcsys-Konnektoren sind bidirektional, das heißt, das Frontend-DMS kann sowohl in Arcsys archivieren als auch synchrone Abfragen an Arcsys stellen. Es handelt sich also nicht um statische, unidirektionale Extraktoren, wie sie von den meisten Anbietern verwendet werden.
Allgemeine Revisionssicherheit
Alle Archive, die vom DMS über den Konnektor ausgegeben werden, verfügen über die Arcsys-Funktionen und insbesondere über die Revisionssicherheit.
Kostengünstige Archivierung
Die Stückkosten für jedes archivierte Dokument betragen nur einen Bruchteil eines Euros und stehen in keinem Verhältnis zu den Kosten, die bei einem DMS anfallen.
Offene Schnittstellen
Die verschiedenen angebotenen Schnittstellen ermöglichen sowohl einen Masseninjektion als auch die Integration in bestehende Anwendungen und Portale über unsere Web Services.