Die Reversibilität der Archivierungssysteme besteht darin, dass ein Kunde über die notwendigen Werkzeuge verfügt, um die Gesamtheit der ihn betreffenden Informationen zu extrahieren, ohne die Hilfe eines Dritten in Anspruch nehmen zu müssen. Das gilt insbesondere für die Hilfe des Anbieters, dem er sich möglicherweise entziehen möchte.
In der Praxis ist die Versuchung für einen Anbieter groß, Ausstiegsbarrieren zu errichten – das heißt keine Werkzeuge für die Reversibilität bereitzustellen – und somit über kommerzielle Hebel zu verfügen, um den Verlust eines Kunden zu vermeiden.
Auflösungskosten
Häufig werden beim Ausstieg aus einem System Leistungen in Rechnung gestellt – die sogenannten Auflösungskosten –, die völlig überzogen sind. Die häufigste Ursache dafür liegt im Fehlen von Reversibilitätswerkzeugen. Im Idealfall sollten die Kosten für eine Reversibilität, die an den Anbieter des verlassenen Systems zu zahlen sind, gleich null sein.
Export-Formate
Jedes Archivierungssystem ist mit sehr flexiblen Mitteln ausgestattet, um die Dokumente gemäß den vom Kunden übermittelten Formatvorgaben zu injizieren. Folglich können die Export-Formate frei gewählt werden, da die Import-Formate anpassbar sind.
Die einzige verbindliche Vorgabe ist die Vollständigkeit des Exports, denn wenn z. B. die Nachvollziehbarkeit nicht exportiert wird, ist die Revisionssicherheit beeinträchtigt. Die Vollständigkeit des Exports und seine Verständlichkeit sind daher weitaus wichtigere Kriterien als das Export-Format.