Nur wenige Anbieter verfügen heute über genügend Erfahrung, um sich mit allen eventuellen Problemen einer langfristigen Aufbewahrung von digitalen Inhalten auseinandersetzen zu können.
Die langfristige Sicherung von Daten beschränkt sich nicht auf die Wahl einer guten Speichertechnologie, sondern wird vielmehr durch die Umsetzung einer Reihe von geeigneten Verfahren und Überwachungsmaßnahmen erreicht.
Alterung der Speicherung
Die Lebensdauer der Speichermedien beträgt in der Regel 3 bis 4 Jahre, das heißt, die Speichermedien müssen regelmäßig ausgelesen und ausgetauscht werden. Das bringt neben den Problemen einer mangelnden Lesbarkeit der Daten auch einen Mehraufwand für die Betreiber und lange Bearbeitungszeiten mit sich. Mit Arcsys werden das Lesen, die Integritätsprüfung, die Nachvollziehung und das Schreiben zwischen den Speichermedien vollständig automatisch ausgeführt, was den Arbeitsaufwand des Betreibers deutlich verringert.
Obsoleszenz der Formate
Die Verwaltung der Formate ist ein Albtraum. Regelmäßig werden neue Formate entwickelt, während andere außer Gebrauch kommen. Es kann sein, dass die interne Struktur eines Dokuments suboptimal ist und seine Lesbarkeit mittel- oder langfristig in Frage stellt. Arcsys ermöglicht die Implementierung von Regeln für die Verwaltung der Formate und einer echten Erhaltungsstrategie durch Identifizierung, Validierung und eventuell Konvertierung.
Interoperabilität
Arcsys wurde so konzipiert, dass das System – unter anderem – möglichst unabhängig von den Speichertechnologien ist. Arcsys beachtet zahlreiche technische Normen, um eine technologische Unabhängigkeit zu erreichen und eine veraltete Technologie auf Ebene eines technischen Bausteins durch eine andere ersetzen zu können.
Integrität der Archive
Mit Arcsys können mehrere Kopien eines Datensatzes verwaltet werden, möglicherweise auf verschiedenen Arten von Speichermedien. Arcsys verknüpft mit jedem Archiv einen Fingerprint, mit dem Abweichungen überwacht und Anomalien der Integrität automatisch korrigiert werden.
Reversibilität
Eine fehlende Reversibilität ist eine technische Falle, die heute nicht mehr existieren darf. Arcsys besitzt nativ die notwendigen Exportfunktionen, um nicht von seinen Lieferanten abhängig zu sein. Die gesamte im Laufe der Zeit gesammelte Erfahrung ist exportierbar (Archive, Indizierung, Verwaltungsregeln, Beweisführung).
Beschreibung der Daten
In vielen Fällen ist ein Datensatz nicht physisch verloren, sondern einfach nur unauffindbar, da er nicht korrekt beschrieben wurde. Mit Arcsys ist es möglich, eine effiziente Beschreibung der verwalteten Inhalte zu implementieren.