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Datensicherung und Archivierung sind zwei unterschiedliche Begriffe. Und es klingt vielleicht komisch, die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung, die ein Unternehmen für Buchhaltungsunterlagen vornehmen muss, mit der Sicherung von Familienfotos und -videos zu vergleichen.
Archivierung wichtiger Dokumente mit weniger Mitteln!
Wie ein Unternehmen rechtsgültige Dokumente hat, die gerichtlich wichtiger sind als andere und deren Verlust wirtschaftliche Folgen haben kann, so hat auch jeder Einzelne Dokumente, die für wichtig erachtet werden. Hier folgen einige Beispiele:
- In der Verwaltung eines Unternehmens (Steuerunterlagen, Abschlüsse, Gehaltsabrechnungen).
- Auf emotionaler Ebene: Fotos und Videos. Familienfotos über Jahre hinweg geduldig zu sammeln, um sie an die Nachfahren weiterzugeben, und dann plötzlich aufgrund eines Festplattencrashs zu sehen, wie sie verschwinden, würde von vielen als eine Katastrophe angesehen werden.
Es ist im Übrigen interessant, dass sich oftmals im Rahmen von Familienstrukturen eine Person im Haushalt nicht nur um ihre eigenen Dokumente, sondern auch um die ihrer Familie kümmert. Es findet also eine Verantwortungsdelegation statt, ähnlich wie bei einem Unternehmen mit seiner Archivierungsabteilung.
Diese Gründe sollten jeden dazu bringen, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um eine stimmige Strategie für die Datensicherung zu entwickeln, ähnlich wie eine Archivierungsstrategie, und über das höchste Budget nachzudenken, das dafür aufgewendet werden soll. 5 € pro Monat oder 20 € pro Monat. Je nachdem, wie viel Geld man zur Verfügung hat, kann man verschiedene Entscheidungen treffen und muss Zugeständnisse machen.
Vor der Archivierung kommt das Sortieren
Der erste Schritt besteht in der Auswahl der zu sichernden Dokumente.
Zunächst einmal die Art der Dokumente. In erster Linie denkt man an Fotos und Videos, Verwaltungsdokumente und Bürodateien, aber manchmal vergisst man Dinge, auf die man später gerne zurückgreift wie zum Beispiel E-Mails, SMS, Lesezeichen in Browsern, Sprachnachrichten von Verwandten, Papiererinnerungen.
Ein guter Tipp wäre, eine Liste aller Kategorien, die man behalten möchte, schwarz auf weiß aufzuschreiben. Diese Liste dient Ihnen später dazu, ihren Sicherungsstatus zu verfolgen.
Dann die eigentliche Auswahl der betreffenden Dokumente. Die Aufbewahrung von zu vielen Dokumenten hat viele Nachteile, an die man nicht unbedingt denkt. Am deutlichsten ist das hohe Datenvolumen, das sich auf den Preis für die Speicherung und die Sicherungsdauer auswirken wird, abgesehen von den ökologischen Kosten.
Man kann jedoch auch feststellen, dass eine zu große Menge an aufbewahrten Dokumenten die wichtigen Dokumente, zum Beispiel die, von denen man wünscht, dass sie von den Nachkommen wahrgenommen werden, unter den anderen Dokumenten übertönen wird.
Aber welche Gründe können uns dazu veranlassen, Dokumente nicht aufzubewahren? Folgende Fälle können hier genannt werden :
- Das Dokument ist nicht personenbezogen und hat eine öffentliche Online-Kopie zum Beispiel Bedienungsanleitung, Kochrezept oder Videos. Vorsicht ist jedoch geboten, da ein Dokument, das im Netz steht, möglicherweise nicht ewig online bleibt. Wenn man den Wert des Dokuments für sich selbst als wesentlich erachten, kann eine Sicherung gerechtfertigt sein.
- Das Dokument ist ein Entwurf oder eine Arbeitskopie eines anderen. Nur die endgültige Fassung aufbewahren.
- Das Dokument ist von schlechter Qualität wie etwas unscharfes Foto, Video mit niedriger Auflösung. Dies ist ein ausscheidendes Kriterium. Der folgende Beitrag https://digital-photography-school.com/taking-out-the-garbage-7-tips-for-choosing-your-best-photos-fast/ ist sehr hilfreich bei der Auswahl von Fotos.
Speicherauswahl: von lokal bis zur Cloud
Ein weiterer gemeinsamer Punkt ist die Wahl der Anzahl und Art der Datenkopien, die eines der wichtigsten Themen bei der Entwicklung einer Speicherrichtlinie ist.
Die bekannteste Richtlinie ist, die von dem Fotografen Peter Krogh formulierte „3-2-1“-Regel: 3 Kopien auf 2 verschiedenen Medien, davon 1 Offsite. Die drei Kopien beinhalten die Originalversion, zum Beispiel Bilder, die mit einem Smartphone aufgenommen wurden.
Offsite ist von entscheidender Bedeutung, denn eine Kopie, die am selben physischen Ort wie die Originaldaten aufbewahrt wird, ist bekanntlich nicht sicher. Ein Feuer, eine Überschwemmung und so weiter kann passieren, und die Datensicherung ist nutzlos. Eine Kopie auf einer Festplatte oder einem USB-Stick, die regelmäßig zu einer anderen Person in der Familie gebracht wird, kann eine gute Lösung sein, vorausgesetzt, diese Person speichert sie unter guten Bedingungen.
Eine weitere Lösung, die optimal wäre, ist die Verwendung einer heterogenen Cloud/physischen Umgebung. Im Falle einer großen Schwachstelle bei dem Cloud-Anbieter bleibt die Festplattenkopie unversehrt. Andersrum: Der eigene Laptop wird gestohlen? Kein Problem, die Cloud nimmt die Arbeit auf.
Wenn man sich den Vorteil der Anzahl der Kopien genauer vorstellen möchte, kann man sich mit einer einfachen mathematischen Berechnung beruhigen, siehe zum Beispiel „Probability and Statistics for Computer Scientists“ von Michael Baron über diesen Hyperlink https://tinyurl.com/ye23tt6b.
Wenn eine Festplatte ein Datenverlustrisiko von 1% hat und zwei Kopien mit jeweils 2% Verlust hat, ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Daten nicht verloren gehen, 1-0.01*0.0.2*0.02 oder 99,9996 %, verglichen mit „nur“ 99% bei einer einzigen Festplatte.
Vorsicht bei der Datenintegrität
Im Zentrum der Archivierung steht das Thema der Datenintegrität, das heißt, dass die Daten bis auf ein Byte genau in ihren ursprünglichen Eigenschaften erhalten bleiben.
Zu diesem Zweck ist die Wahl eines digitalen Safes, an den man seine Dokumente senden kann, eine gute Idee. Hier gibt es keine Sorgen um die Integrität. Wir sollten hingegen realistisch sein: Einen digitalen Safe zu nutzen, um darin Hunderte von Gigabytes an Fotos und Videos zu speichern, ist im Jahr 2023, sofern man nicht sehr wohlhabend ist, für eine Einzelperson eine kaum vorstellbare Lösung.
Anbieter von Cloud-Speichern bieten manchmal so praktische Sortier- und Manipulationstools, dass man geneigt sein könnte, sie als Primärspeicher für die eigenen Daten zu verwenden. Am Beispiel von Fotos wird Google Photos auf diese Weise zu einem immer mächtigeren Tool, um sie zu manipulieren, zu sortieren, in Alben einzuordnen und so weiter. Andere Anbieter sind einfacher und stellen einfach kostengünstigen Cloud-Speicher zur Verfügung (AWS…).
Aber diese Cloud-Speicher sind keine Safes: Sie geben keine Garantie dafür, dass die Dateien nicht beschädigt werden. Bei Bildern ist oft bekannt, dass das Mobiltelefon standardmäßig verschlechterte Bilder an Ihren Google Fotos-Speicherplatz sendet, um nicht zu viel Speicherplatz zu verbrauchen.
Google rät auf seiner Webseite die folgende Option „Diese Option wird für Fotos mit mehr als 16 Megapixeln und Videos mit einem Format von mehr als 1080p empfohlen.
Welches Smartphone im Jahr 2022 macht Bilder mit weniger als 16 Megapixeln?
Um auf das Thema Kosten zurückzukommen, muss man feststellen, dass die Anbieter, abgesehen davon, dass sie unterschiedliche Preise je nach Volumen anbieten, dem Einzelnen nicht besonders dabei helfen, den Preis seines Vertrags in Abhängigkeit von seiner Tätigkeit und seiner Hardware zu planen. Das heißt, kann ein Smartphone Wechsel zu einer viel höheren Auflösung der Bilder führen und damit die Kosten sprunghaft ansteigen lassen.
Reversibilität: Keinerlei Bindung an einen bestimmten Anbieter
Ob man nun einen digitalen Datensafe oder einen einfachen Cloud-Speicher verwendet, stellt sich ganz entscheidend die Frage der Reversibilität, insbesondere wenn man das zuvor gegebene Prinzip der physischen Sicherung auf einer Festplatte anwenden will. Kann man seine Cloud-Daten mit einem einfachen Klick wiederherstellen?
Das klingt zwar logisch, aber die Anbieter scheinen hier absichtlich Steine in den Weg zu legen, zweifellos, um ihre Kunden in ihrem System einzusperren. Bevor man sich für einen Anbieter entscheidet, sollte man immer die Reversibilitätsmaßnahmen überprüfen, die dieser implementiert.
Google Takeout, das Tool zur Massenwiederherstellung (https://tinyurl.com/3b624txn), ist bekanntlich, sehr unpraktisch in der Anwendung und man wird sich schnell mit einer vollständigen Datensicherung abfinden. Eine Breitbandverbindung ist empfohlen.
Dennoch kann man im Gegensatz dazu hervorheben, dass das Abrufformat einfach und verwertbar ist (Ordner mit Metadatendateien und den „rohen“ Daten).
Zu folgen…
Im nächsten Abschnitt werden wir uns mit anderen wichtigen Aspekten beschäftigen, die ebenfalls berücksichtigt werden sollten wie zum Beispiel die Speichermigration, Aufbewahrungsdauer, die Bedeutung von Metadaten und die Dauerhaftigkeit von Formaten.
Bis dahin können Sie gerne Ihre Meinung zu den in diesem Beitrag vorgestellten Vorschlägen äußern.
Mikaël Mechoulam