QR-Codes haben bereits seit vielen Jahren einen festen Platz in unserem Alltag. Die Pandemiezeit macht sie noch sichtbarer, unabhängig davon, ob man sich die Speisekarte eines Restaurants auf dem Handy anzeigen lassen oder unseren Impfstatus mit dem Gesundheitspass belegen kann.
Visueller Informationsaustausch
Ihr Hauptzweck ist der visuelle Informationsaustausch zwischen einem Sender und einem Empfänger.
Der QR-Code, ob auf einem Papierdokument oder auf dem Bildschirm eines Smartphones, wird von der Kamera eines Geräts, häufig ein Smartphone, erfasst und decodiert, um einen Link zu einem Dokument zu erhalten oder den Impfstatus einer Person sicher anzuzeigen.
Die elektronische Dokumentenarchivierung befindet sich gerade häufig an der Schnittstelle zwischen physischen und digitalen Dokumenten. Daher ist es sinnvoll, sich zu fragen, wie man QR-Codes in diesem Bereich einsetzen kann.
Doch zunächst ist es hilfreich, das Thema etwas genauer zu beleuchten.
Von Barcodes zu QR-Codes
QR-Codes sind eine Weiterentwicklung der Strichcodes, die wir alle aus dem Großhandel kennen. Diese gebräuchlichen Barcodes, deren Ursprung bis in die 1950er Jahre zurückreicht, haben aufgrund ihrer zahlreichen Vorteile schnell die Welt erobert. Sie ersparen nämlich die manuelle Eingabe und die damit verbundenen menschlichen Fehler und sie sind effizient und schnell. Man kann in Echtzeit auf seinen aktuellen Lagerbestand zugreifen, sie erfordern nur eine geringe Schulung und sind kostengünstig zu implementieren.
Sie haben jedoch einen großen Nachteil. Sie sind nur eindimensional und können in der Regel keine großen Informationsmengen weitergeben. Eine kleine Zahlenkombination, egal ob es sich um den europäischen Standard EAN-13 oder den amerikanischen Standard UPC handelt.
Um diese Beschränkung zu überwinden, wurden ab 1987 2D-Barcodes eingeführt. Am bekanntesten ist heute der QR-Code, der 1994 von der japanischen Firma Denso Wave erfunden wurde, aber wie bei den 1D-Barcodes gibt es auch hier zahlreiche Varianten (Aztec-Code, PDF 417, Maxicode, DataMatrix usw.).
Warum heißt es QR? Das Akronym steht für „Quick Response“.
Das Besondere am QR-Code sind die drei kleinen Quadrate an den Ecken des Codes, die eine schnellere Erkennung aus jedem Erfassungswinkel ermöglichen. Je nach „Dichte“ kann ein QR-Code derzeit bis zu 4296 alphanumerische Zeichen kodieren. Ein QR-Code enthält ein hochentwickeltes Fehlererkennungssystem, das es Geräten ermöglicht, QR-Codes auch unter schlechten Bedingungen (Neigung, Unschärfe, fehlende Teile) zu dekodieren, was im täglichen Gebrauch besonders hilfreich ist.
Wie steht es mit 2D-DOC?
Wir haben DataMatrix erwähnt. Das 2D-DOC-Format wurde aus diesem Format abgeleitet, das etwas andere Eigenschaften als der QR-Code hat. Ein DataMatrix ist an seinem L-förmigen Muster an den Seiten des Quadrats zu erkennen. Er hat den Vorteil, dass er in kleineren Formaten als QR-Codes gedruckt werden kann, weshalb er häufig für die Bestandsaufnahme von Objekten verwendet wird. Man kann ihn auf Beipackzetteln von Medikamenten, Lebensmittelpackungen, Computerbildschirmen usw. bemerken.
Ist zur Echtheitsprüfung von Informationen zwangsläufig ein 2D-DOC erforderlich?
Da das europäische COVID-Zertifikat, das die elektronische Signatur verwendet, ein QR-Code ist und nicht das ursprüngliche französische 2D-DOC, ist dies ein perfektes Beispiel dafür, dass es durchaus möglich ist, ein Prinzip der elektronischen Signatur in einen QR-Code zu integrieren. In der Tat könnte man es einfacher erklären, nämlich dass die Stärke von 2D-DOC im Grunde sein bestehendes Ökosystem ist wie das bestehende Smartphone-App, die Unterstützung bei Partnerverlagen usw.).
Die Signatur eines europäischen Covid-Zertifikats zu authentifizieren, ist keine Zauberei. Es musste eine ganze Validierungskette, Server, Webdienste usw. eingerichtet werden, um sie implementieren zu können. 2D-DOC ist ein französischer Standard. Wird er über die Grenzen Frankreichs auch in Deutschland eingeführt werden? Das ist nicht sicher.
Die QR-Codes-Verwendung in der elektronischen Archivierung
Nachdem diese Grundprinzipien noch einmal kurz erläutert wurden, möchten wir nun einen Überblick über die mögliche Verwendung von QR-Codes und/oder 2D-DOCs bei der elektronischen Dokumentenarchivierung geben.
Bei der Einnahme von Dokumenten
Nehmen wir an, möchten Sie ein Dokument archivieren, das einen QR-Code oder ein 2D-DOC enthält. Wenn die Archivierungslösung in der Lage ist, diese Informationen zu dekodieren, kann sie sie auf die folgenden Weise auswerten:
- Der Code kann Metadaten oder einen Aktenplan kodieren, die vermeiden, dass in einem eigenen Einreichungsformular überflüssige Informationen enthalten sind. Data Minimalism ist doch eine gute Idee.
- Wenn es sich um einen Code mit elektronischer Signatur handelt, kann die Lösung eventuell eine Überprüfung dieser Signatur vornehmen und so den Beweiswert des Dokuments erhöhen, da diese Überprüfung im Systemprotokoll festgehalten wird.
Bei der Übermittlung von Dokumenten
Ein Dokument besitzt im elektronischen Archivierungssystem in der Regel einen sogenannten Permalink. Man kann diesen Permalink dann in einen QR-Code kodieren und die folgenden Aufgaben ausführen:
- Den Systemnutzern vorschlagen, diesen QR-Code Permalink in ihre materialisierten Dokumente zu kopieren/einzufügen (gedrucktes Material, Powerpoint-Folien, die bei einer Konferenz gezeigt werden, usw.), um die Leser oder Zuschauer auf das archivierte Dokument zu verweisen;
- Sie können den QR-Code auch als Permalink auf dem archivierten Dokument anbringen und es so untrennbar mit dem Archivierungssystem verbinden. Bei der Umsetzung einer solchen Praxis, die das Dokument verändert, muss darauf geachtet werden, dass der Beweiswert des Originaldokuments nicht beeinträchtigt wird. Dies kann beispielsweise dadurch erreicht werden, dass man das Originaldokument unbeschädigt lässt und dem Archivierungspaket diese übermittelbare Dokumentfassung hinzufügt;
Die Bedeutung des QR-Codes für die Dokumentenversionierung
Im Zusammenhang mit einem elektronischen Archivierungssystem, das die Dokumenten-Versionierung zulässt, kann der QR-Code verwendet werden, um dem Leser anzuzeigen, ob das Dokument, das er gerade liest, “ auf dem neuesten Stand “ ist, und gegebenenfalls auf die letzte digitale Dokumentversion zu verweisen.
So kann ein Mitarbeiter, der ein gedrucktes technisches Handbuch liest, überprüfen, ob die Informationen, die er liest, die neuesten Informationen zu diesem Thema sind.
Ist die Zukunft des QR-Codes begrenzt?
Seit etwa zehn Jahren wird regelmäßig der baldige Abschied vom QR-Code verkündet, der in einer vollständig digitalisierten Welt keine Bedeutung mehr hat.
Denn in einer Gesellschaft, in der alle Informationen durch Dateiübertragung zwischen digitalen Terminals ausgetauscht werden können und in der das Papier keinen Platz mehr hat, ist es doch klar, dass eine solche Art der Datenkodierung nicht mehr von Interesse wäre.
Obwohl es immer wieder Fortschritte gibt, zum Beispiel denke man nur an die Entmaterialisierung von Rechnungen, die vom Staat immer mehr gefördert wird. Man weiß, dass diese Bedingungen noch nicht erfüllt sind, und es ist fraglich, ob dies noch in den nächsten Jahren der Fall sein wird. Es ist also sicherlich keine schlechte Idee, in die QR-Code-Nutzung zu investieren.
Erstellt von Mikaël Mechoulam