In dieser Präsentation stellt Marion Ville vom Programm Vitam die Instrumente vor, die innerhalb des Netzwerks der französischen öffentlichen Archive eingesetzt werden, um die Erfassung und Archivierung von Bürodokumenten zu erleichtern.
1 – Der Kontext der öffentlichen Archive in Frankreich
In Frankreich wird die Archivierung von Dokumenten der öffentlichen Verwaltung durch ein strukturiertes Netzwerk geregelt:
- Der Interministerielle Ausschuss für Archive in Frankreich legt die strategischen Leitlinien für öffentliche Archive fest.
- Der dem Kulturministerium unterstellte Interministerielle Archivdienst Frankreichs (SIAF) koordiniert und bewertet die Maßnahmen des Staates im Bereich der Archivierung, mit Ausnahme der Archive des Ministeriums für Europa und auswärtige Angelegenheiten sowie der Armee, die über eine eigene Autonomie verfügen.
2 – Das Programm Vitam
Das Programm Vitam ist ein elektronisches Archivierungssystem, das von mehreren Ministerien (Kultur, Auswärtige Angelegenheiten, Verteidigung) finanziert wird. Es zielt darauf ab, die Verwaltung öffentlicher Archive zu strukturieren und zu modernisieren und dabei deren Beständigkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten.
3 – Herausforderungen der elektronischen Archivierung
Öffentliche Archivdienste stehen vor zwei großen Herausforderungen:
- Datenverarbeitung: Es ist unerlässlich, Dokumente in einer ständig wachsenden Informationsmenge zu archivieren und schnell wiederzufinden.
- Archivierung: Archivierte Dokumente müssen dem SEDA-Standard (Standard für den Datenaustausch für die Archivierung) entsprechen und im XML SEDA-Format integriert sein.
4 – Vorgestellte Archivierungstools
Archifiltre-Docs
Dieses Tool wurde 2019 von der Mission Archives des ministères sociaux (Archivierungsstelle der Sozialministerien) entwickelt und ermöglicht die Anzeige und Organisation von Dateibaumstrukturen. Es hilft dabei, Dokumente vor ihrer endgültigen Archivierung zu sortieren, zu beschreiben, anzureichern und zu identifizieren, die gelöscht werden können.
ReSIP
ReSIP wurde vom Programm Vitam entwickelt und ist als Open Source verfügbar. Es ermöglicht das Importieren, Verarbeiten und Exportieren von SIP (archivierungspflichtige Informationspakete) und bietet damit eine fortschrittliche Lösung gegenüber den alten Tools, die hauptsächlich zu Testzwecken dienten.
Octave
Octave wurde vom Service Interministériel des Archives de France (Interministerieller Archivdienst Frankreichs) entwickelt und erleichtert die Erstellung von Büroarchivlieferungen. Es wurde speziell für die Anforderungen öffentlicher Gebietskörperschaften entwickelt.
5 – Demonstration und Fazit
Die Präsentation endet mit einer Demonstration der drei Tools in Aktion, die veranschaulicht, wie sie die effiziente Erfassung, Organisation und Integration öffentlicher Archive ermöglichen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Lösungen wie Archifiltre-Docs, ReSIP, Octave und andere elektronische Archivierungswerkzeuge Archivaren ermöglichen, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die geltenden Standards einzuhalten. Diese Lösungen bieten verschiedene Ansätze, die auf die Bedürfnisse von Archivaren zugeschnitten sind.