Die Software Arcsys gewährleistet die Dokumenten-Governance von Organisationen, indem sie eine angemessene Aufbewahrung von Dokumenten gemäß den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen sicherstellt und gleichzeitig deren Zugänglichkeit und Zuverlässigkeit gewährleistet.
Arcsys lässt sich übergreifend in die Organisation integrieren und spielt eine Schlüsselrolle bei der langfristigen Archivierung von Dokumenten mit rechtlichem, steuerlichem, buchhalterischem oder historischem Wert, indem es strenge Anforderungen an die Aufbewahrung und Beweisführung erfüllt.
Lifecycle-Management von Dokumenten
Arcsys ermöglicht die Implementierung strukturierter Prozesse, um eine optimale Verwaltung des Lebenszyklus jedes in das System eingehenden Datenstroms zu gewährleisten. Es garantiert die Einhaltung der vom Record Manager definierten Regeln, die auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt sind, von der Erstellung des Dokuments bis zu seiner Vernichtung.
Klassifizierung und Indexierung von Dokumenten
Arcsys unterstützt eine Vielzahl von Elementen, seien es Dokumente, Verzeichnisse oder Daten, ohne Einschränkungen hinsichtlich Format, Größe oder Struktur.
Die Software wendet verschiedene Indexierungsstufen an, die je nach Bedarf konfiguriert werden können, um Dokumente zu klassifizieren und die Suche zu erleichtern:
- Benutzerdefinierte Metadaten: Unbegrenzt in Anzahl und Typ, ermöglichen sie die Zuweisung einer fachlichen Kennzeichnung zu jedem Dokument für eine optimale Suche.
- „Relevante“ Indexierung auf der Grundlage von Machine Learning: Dabei werden die aussagekräftigsten Wörter und Ausdrücke eines Dokuments innerhalb eines Dokumentenkorpus identifiziert.
- Volltextindexierung: Ermöglicht eine umfassende Suche nach Dokumenteninhalten.
- Technische Metadaten: Informationen wie Größe, Format und digitale Fingerabdrücke, die für die Verwaltung, Kontrolle und Aufbewahrung von Dokumenten verwendet werden.
Arcsys integriert auch in verschiedenen Phasen des Dokumentenlebenszyklus Einstiegspunkte, die den Aufruf externer Module ermöglichen. So ist es möglich, Tools für die automatische Dokumentenlesung (ADL), Dokumentenanalyse oder künstliche Intelligenz zu integrieren, um Dokumente nach spezifischen Bedürfnissen zu kontrollieren, zu klassifizieren, zu indexieren und anzureichern.
Aufbewahrungsdauer
Mit Arcsys können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Aufbewahrungsrichtlinien definieren und verwalten, die an die Bedürfnisse der Organisation angepasst sind.
Diese Richtlinien basieren auf mehreren Kriterien, wie z. B. dem Beginn der Aufbewahrungsfrist, der Aufbewahrungsdauer, dem Ende der Aufbewahrungsfrist der Dokumente sowie der Verwaltung von auslösenden Ereignissen.
Dank dieser Flexibilität garantiert Arcsys die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen und Geschäftsregeln in Bezug auf die Aufbewahrung von Dokumenten.
Speicherung und Verfügbarkeit
Die Speicherung von Dokumenten wirft grundlegende Fragen für ein Records Management System auf:
- Für den Endanwender: Gewährleistung einer optimalen Verfügbarkeit und vollständigen Zuverlässigkeit der Daten.
- Für die Betreiber: Sicherstellung der Datensicherung, der Leistung sowie der Umsetzung eines Business Continuity Plans (BCP) und eines Disaster Recovery Plans (DRP) bei gleichzeitiger Vorwegnahme von Migrationen.
Arcsys erfüllt diese Anforderungen dank einer robusten und skalierbaren Infrastruktur:
- Multi-Site- und Multi-Komponenten-Architektur, die eine kontinuierliche Verfügbarkeit auch bei Ausfall eines Elements gewährleistet.
- Einheitliche Integritätsprüfung der Dokumente, Standort für Standort, die die absolute Zuverlässigkeit der gespeicherten Daten garantiert.
- Automatisierte Migration der Datenträger mit Integritätsprüfung und Rückverfolgbarkeit für eine risikofreie Langzeitarchivierung.
- Hybrides Speichermedien-Management, das ein optimales Gleichgewicht zwischen Leistung und Kosten ermöglicht.
Vernichtung von Dokumenten
Die Aufbewahrungsrichtlinien von Arcsys ermöglichen die Planung und Verwaltung der Löschung von Dokumenten am Ende des Zyklus, mit der Möglichkeit, vor ihrer Vernichtung eine Validierung durch eine Verwaltungsbehörde einzubeziehen.
Arcsys garantiert eine Aufbewahrung gemäß den gesetzlichen Fristen und den geltenden Normen und gewährleistet so eine sichere und kontrollierte Dokumentenverwaltung.
Suche und schneller Zugriff
Arcsys bietet vollständig anpassbare grafische Benutzeroberflächen, um den spezifischen Bedürfnissen der Benutzer gerecht zu werden. Zu den Hauptfunktionen gehören:
- Hohe Leistung: Die skalierbare Architektur des Produkts garantiert eine unübertroffene Leistung.
- Navigation und Suche: Die Baumstrukturen ermöglichen es, den Archivbestand zu durchsuchen und Dokumente über ihre Metadaten oder im Volltext zu suchen. Die Suchergebnisse können exportiert werden.
- Gruppenoperationen: Eine Warenkorbfunktion vereinfacht die Ausführung von Gruppenoperationen wie Auswahl, Export, Download und Löschung.
- Integrierte Visualisierung: Ein integrierter Viewer ermöglicht es, Inhalte direkt anzuzeigen, zu lesen oder anzuhören, ohne dass ein Download erforderlich ist.
- Responsive Design: Entwickelt für eine optimale Benutzererfahrung auf PC, Tablet und Smartphone.
Compliance
Compliance spielt eine entscheidende Rolle bei der Vermeidung rechtlicher Risiken, der Wahrung des Rufs des Unternehmens und der Gewährleistung seines optimalen Funktionierens in einem komplexen regulatorischen Umfeld. Arcsys bietet erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten, die eine effiziente Umsetzung von Regeln ermöglichen, die an die branchenspezifische oder interne Compliance angepasst sind.
In Bezug auf die gesetzlichen Anforderungen erfüllt Arcsys die Verpflichtungen der geltenden Normen wie DSGVO, ISO 15489, ISO 14721, eIDAS V2 oder NF Z42-013 und garantiert so die strikte Einhaltung der geltenden Standards.
Die Lösung garantiert die Beweiskraft von Dokumenten gemäß den in der Europäischen Union geltenden Rechtstexten.
Darüber hinaus gewährleistet Arcsys eine vollständige Rückverfolgbarkeit aller im System durchgeführten Aktivitäten, begleitet von einer vollständigen Auditierbarkeit, und bietet so eine erhöhte Transparenz und Sicherheit bei der Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Verpflichtungen.
Elektronische Archivierung und Nachhaltigkeit
Dokumente werden in der Regel nach der Validierung eingefroren, um ihre Integrität und Authentizität zu bewahren. Arcsys bietet jedoch die Möglichkeit, verschiedene Versionen desselben Dokuments zu verwalten.
Um den Anforderungen einer sehr langfristigen Aufbewahrung gerecht zu werden, integriert Arcsys Funktionen zur Identifizierung, Formatvalidierung und gegebenenfalls Konvertierung.
Integration und Interoperabilität
Arcsys bietet robuste APIs und dedizierte Konnektoren, die eine reibungslose Kommunikation mit den vorhandenen Geschäftssystemen ermöglichen.
Die Lösung ist für den Betrieb in verschiedenen Umgebungen (On Premise, Cloud, Hybrid) ausgelegt und gewährleistet so maximale Flexibilität, um den Anforderungen und Strategien von Unternehmen gerecht zu werden.