Content-Management-Systeme (oder Anwendungssysteme im Allgemeinen) sind in erster Linie für die Verwaltung dynamischer, sich ständig ändernder Dokumente und nicht für die langfristige Speicherung statischer Daten konzipiert.
Hier sind einige Gründe, warum Sie diese Systeme nicht für die Archivierung verwenden sollten:
- Hohe Kosten für statische Daten: Anwendungssysteme können teuer sein, da sie erweiterte Funktionen wie Versionsverwaltung, Echtzeit-Zusammenarbeit und Änderungsverfolgung enthalten. Diese Funktionen sind für statische Dokumente, die sich im Laufe der Zeit nicht mehr ändern, überflüssig.
- Verunreinigung der Systeme durch archivierte Daten: Die Archivierung statischer Daten in einem solchen System führt zu einer Datenüberlastung, wodurch die Systemleistung beeinträchtigt und die Verwaltung aktiver und archivierter Dokumente erschwert wird. Dies kann den Zugriff auf relevante Informationen verlangsamen und den Verwaltungsaufwand erhöhen.
- Authentizität von Dokumenten: Herkömmliche Systeme verfügen oft nicht über Mechanismen, die die Integrität und Authentizität archivierter Dokumente gewährleisten. Um die Authentizität sicherzustellen, sollten Lösungen wie elektronische Signaturen, Zeitstempel und Rückverfolgbarkeit in Betracht gezogen werden.
Unsere Konnektoren
Unsere Konnektoren ermöglichen die Integration der Arcsys-Plattform in andere Unternehmenssysteme wie elektronische Dokumentenmanagementsysteme (DMS), aber auch in Unternehmensportale, CRM- oder ERP-Lösungen.
Die Vorteile von Arcsys, wie z. B. geringere Verwaltungskosten und sicherer Zugriff auf archivierte Dokumente, sind vollständig in die Geschäftsanwendungen integriert und gewährleisten gleichzeitig die Konformität und die Beweiskraft der Dokumente. So können Unternehmen ihre Informationsverwaltung optimieren und gleichzeitig eine verbesserte Zugänglichkeit und Rückverfolgbarkeit archivierter Dokumente gewährleisten, selbst wenn diese in Drittsystemen gespeichert sind.
Leistung und Volumen
Die Archivierung war ursprünglich als sekundäres System konzipiert, um die von einer großen Anzahl aktiver Benutzer genutzten Systeme zu entlasten. Die Anforderungen haben sich jedoch weiterentwickelt.
Arcsys kann nun auch hohe Lasten beim Abruf immer größerer Datenmengen bewältigen. Die Leistungsunterschiede zwischen DMS und Archivierung wurden beseitigt, sodass beide Anforderungen mit einer einzigen Software erfüllt werden können.
Erweiterte Beweiskraft
Alle über die Anwendungskonnektoren übertragenen Archive profitieren von den Funktionen von Arcsys, insbesondere von der Beweiskraft.
Kostengünstige Verwaltung
Die Kosten pro Dokument für die Verwaltung mit Arcsys betragen nur einen Bruchteil eines Euro und liegen damit weit unter den Kosten für Systeme wie DMS.
Da Arcsys Hunderte Millionen von Archiven verwalten und in Sekundenschnelle zu sehr geringen Kosten wiederherstellen kann, nutzen einige Unternehmen unsere Software als zentrales Archiv für das Records Management und verbinden direkt Portale für Endverbraucher, Callcenter oder Kundenberater damit.