Herausforderungen
Die allgegenwärtigen und sich ständig weiterentwickelnden digitalen Technologien sind für viele Bereiche von entscheidender Bedeutung, insbesondere für Industrie, Forschung, Recht und Medizin. Allerdings sind digitale Objekte anfällig für den Verlust von Inhalten oder Kontexten. Ihre Bewahrung ist entscheidend, um Investitionen zu schützen, ihr Potenzial zu nutzen und diese Möglichkeiten an heutige und zukünftige Generationen weiterzugeben.
Ihre Fragilität liegt in ihrer Abhängigkeit von sich ständig verändernden Technologien, was Herausforderungen in Bezug auf Nachhaltigkeit und Interoperabilität mit sich bringt. Die digitale Bewahrung muss diese Entwicklungen antizipieren und sich an die raschen Veränderungen von Tools und Plattformen anpassen.
Bedrohungen für digitale Objekte
Die Bewahrung digitaler Objekte ist unerlässlich, um ihre Integrität, ihren Sinn und ihre Zugänglichkeit zu gewährleisten. Sie ist jedoch ständigen Bedrohungen ausgesetzt:
Daten bewahren
Die Bewahrung digitaler Dateien beruht auf der unversehrten Erhaltung der sie bildenden Byte-Ströme, trotz verschiedener Bedrohungen: Beschädigung oder Veralterung der Datenträger, versehentlicher Verlust, Vernachlässigung oder böswillige Zerstörung. Um ihre Beständigkeit zu gewährleisten, ist es unerlässlich, einen systematischen Prozess aufrechtzuerhalten, der die Kontrolle und Aktualisierung der Datenträger, die Redundanz der Dateien, die regelmäßige Überprüfung der Integrität durch digitale Fingerabdrücke sowie eine strenge Verwaltung der Standorte und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit ihrer Speicherung umfasst.
Arcsys steuert und überwacht den Inhalt der Datenträger, um jegliche Veränderung zu verhindern.
Verschlechterung der Speichermedien
Die Lebensdauer von IT-Speichertechnologien ist begrenzt, in der Regel 3 bis 5 Jahre, wodurch die Lösungen schnell veralten. Dies erfordert eine regelmäßige Migration, um die digitalen Objekte zu erhalten. Die Lösung besteht darin, die Daten auf ein neues Speichersystem zu übertragen, ohne die digitalen Objekte selbst zu verändern, sondern nur ihren Träger zu wechseln.
Die Migration ist eine aufwändige Aufgabe für die Betreiber. Arcsys erleichtert diesen Prozess, indem es ihn vollständig automatisiert, seine Rückverfolgbarkeit sicherstellt und die wesentlichen Integritätsprüfungen durchführt.
Den Sinn der Daten bewahren
Formate entwickeln sich im Zuge von Verbesserungen durch Entwickler weiter, um neue Funktionen zu integrieren. Wenn Software keine Abwärtskompatibilität mit älteren Dateiformaten bietet, können Daten unbrauchbar werden. Sowohl kommerzielle als auch Open-Source-Formate sind anfällig für Veralterung.
Die Verbreitung von Dateiformaten ist ein ebenso großes Problem wie ihre Veralterung. Fehlende Standardisierung kann zu einer Vielzahl von Formaten und Versionen führen, wie z. B. verschiedene Varianten von PDF, Word oder Bildern. Dieses Problem wird in Bereichen verstärkt, in denen sich schnell maßgeschneiderte Formate entwickeln. Die Verwaltung und Überwachung dieser Formate sowie der für ihre Verwendung erforderlichen Tools stellt eine große Herausforderung dar.
Während gängige Formate im Allgemeinen weniger gefährdet sind, sind weniger verwendete Formate oft von Software abhängig, die möglicherweise nicht mehr gewartet wird. Die Aufbewahrungsplanung kann die Migration von Dateien, die Emulation alter Software oder die Verwendung von Alternativen umfassen.
Arcsys ermöglicht die Überwachung der verwendeten Formate, die Begrenzung akzeptabler Formate und Formatmigrationspfade bei gleichzeitiger Gewährleistung der Beweiskraft von Dokumenten.
Vertrauen in Daten bewahren
Digitale Dokumente sind instabil und leicht zu ändern. Daher sind strenge Maßnahmen erforderlich, um ihre Authentizität und Integrität über einen längeren Zeitraum zu gewährleisten. Dazu gehören die Verfolgung ihres Lebenszyklus, die Rückverfolgbarkeit von Interaktionen und die Verknüpfung mit den Geschäftsprozessen der erstellenden Einheit. Verschiedene Sektoren wie Forschung, Justiz oder Verwaltung haben spezifische Anforderungen, um die Zuverlässigkeit digitaler Dokumente zu gewährleisten. Techniken wie Audit-Protokolle und digitale Fingerabdrücke ermöglichen es, die Integrität von Dateien zu überprüfen. Das Vertrauen der Benutzer beruht auf der Zuverlässigkeit der Aufbewahrungsstelle, die qualitativ hochwertige Verfahren erfordert, die durch Audits und Zertifizierungen validiert werden.
Arcsys setzt kryptografische Mittel und Beweisdateien ein, um sicherzustellen, dass die Integrität dauerhaft erhalten bleibt.
Erhaltung des Kontexts und der Abhängigkeiten
Die Bedeutung digitaler Informationen kann von zusätzlichen Informationen abhängen, die möglicherweise in dem Kontext impliziert waren, in dem sie erstellt wurden, und später weniger klar sind
Das Verständnis der Daten, ihrer Verwendung, ihrer Abhängigkeiten und ihres Kontexts ermöglicht es, sie zu erfassen, um sie angemessen zu erhalten und ausreichend explizit zu dokumentieren, damit der intellektuelle Inhalt in Zukunft erhalten und verstanden werden kann.
Arcsys ermöglicht die Dokumentation von Abhängigkeiten durch Links und Metadaten.