Elektronische Archivierung: ein strategischer Hebel für Bouygues Télécom
Im Zeitalter der Digitalisierung sehen sich Unternehmen mit einer explosionsartigen Zunahme von Daten konfrontiert. Für einen großen Akteur wie Bouygues Télécom bedeutet dies eine doppelte Herausforderung:
- Gewährleistung der Integrität und Beweiskraft der Archive über mehrere Jahrzehnte hinweg
- Einhaltung immer strengerer Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten
Angesichts dieser Herausforderungen hat sich Bouygues Télécom für Arcsys entschieden, ein elektronisches Archivierungssystem (EAS), das Konformität, Sicherheit und Kostenoptimierung gewährleistet.
Aber wie wirkt sich diese strategische Entscheidung konkret auf das Dokumentenmanagement von Bouygues Télécom aus? Werfen wir einen Blick in das Archivierungssystem des Unternehmens.
Ein auf Compliance und Leistung ausgelegt
Ein EAS ist mehr als nur eine Software. Es handelt sich um ein umfassendes System, das Folgendes umfasst:
- Eine robuste technologische Lösung
- Angepasste Infrastrukturen
- Strenge Dokumentenrichtlinien
- Spezialisierte Mitarbeiter
Wie einer der Verantwortlichen von Bouygues Télécom erklärt:
„Ein SAE ist viel mehr als nur ein Tool, es ist ein komplettes Ökosystem, das die Integrität und Zugänglichkeit der Daten langfristig gewährleistet.“
1. Archivierung trotz technologischer Weiterentwicklung
Physische Datenträger haben eine begrenzte Lebensdauer, oft nur etwa fünf Jahre. Bestimmte Archive müssen jedoch mehrere Jahrzehnte aufbewahrt werden.
Lösung mit Arcsys: Trennung von Daten und physischen Datenträgern, wodurch Langlebigkeit und Zugänglichkeit trotz technologischer Entwicklungen gewährleistet sind.
2. Erweiterte Komprimierung und Kostensenkung
Mit mehr als 1,2 Milliarden archivierten Rechnungen muss Bouygues Télécom seinen Speicherplatz optimieren.
Dank Arcsys konnte der Infrastrukturbedarf um 90 % reduziert werden, dank einer fortschrittlichen Komprimierungstechnologie.
Ein eindrucksvolles Beispiel?
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„Das ist sehr beeindruckend. Das Tool reduziert den benötigten Speicherplatz drastisch und gewährleistet gleichzeitig die Integrität der Dokumente.“
3. Erhöhte Sicherheit durch digitale Tresore
In einem Umfeld, in dem Cyberbedrohungen zunehmen, hat die Sicherheit von Archiven oberste Priorität.
Arcsys bietet eine „Inhouse“-Architektur mit digitalen Tresoren, die Folgendes gewährleisten:
- Vertraulichkeit sensibler Daten
- Flexible Verwaltung von Zugriffsrechten
- Optimierte Organisation durch Ablagepläne
4. Leistung und Verwaltung großer Datenmengen
Bouygues Télécom ruft Millionen von Archiven in Echtzeit ab, sei es für:
- Steuerprüfungen
- Interne Audits
- Kundenanfragen
Dank Arcsys haben diese Abfragen keinen Einfluss auf die Gesamtleistung des Systems.
„Das Tool kann riesige Datenmengen verarbeiten und gleichzeitig die Belastung der Infrastruktur begrenzen.“
5. Vorwegnahme der Reform der elektronischen Rechnungsstellung
Mit der Einführung von E-Reporting und E-Invoicing muss sich Bouygues Télécom an neue gesetzliche Verpflichtungen anpassen.
Arcsys erleichtert diesen Übergang durch:
- Optimale Strukturierung der Dokumentenprozesse
- Spezielle Silos und intelligente Trennung für eine reibungslose Verwaltung von Steuerdokumenten
💡 Eine Lösung, die für zukünftige Standards wie eIDAS V2 bereit ist.
Digitale Archivierung: ein Hebel für Compliance und Effizienz
Die Integration von Arcsys bei Bouygues Télécom hat Folgendes gewährleistet:
- Vollständige Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen
- Deutliche Senkung der Lagerkosten
- Erhöhte Flexibilität, um neue Gesetze vorwegzunehmen
- Interoperabilität und Reversibilität dank standardisierter Formate
Warum bleibt Bouygues Télécom Arcsys treu?
🗣 „Es ist DIE Software, die die Herausforderungen des Unternehmens am besten bewältigt.“
🗣 „Sie liefert die notwendigen rechtlichen Nachweise zum Schutz des Unternehmens.“
🗣 ‚Heute ist sie das ideale Werkzeug!‘
Fazit: Zukunftsorientierte Dokumentenverwaltung
Mit Arcsys hat Bouygues Télécom eine Lösung gefunden, die die Compliance gewährleistet, die Kosten optimiert und die Archive sichert.
Mit einer stabilen, modularen und skalierbaren Architektur ist das Unternehmen bereit, sich den zukünftigen Herausforderungen der Digitalisierung zu stellen und gleichzeitig sein Dokumentenkapital zu schützen.
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