Arcsys ermöglicht die Einrichtung eines einheitlichen Speichers für alle Archive des Unternehmens, mit Strukturierung von Verwaltungsregeln, Revisionssicherheit, Sortierkapazität und Zugriffsrechten.
Ein einheitlicher Speicherdienst kann alle Verwaltungs- und Speicherregeln zentral in einem einzigen Tool verwalten. Es handelt sich um ein Tool für Unternehmen, das für vermögensverwaltende, technische oder rechtliche Zwecke (Erfüllung der Rechtspflichten) verwendet wird.
Datentypen
Zur Erstellung eines Archivs können Daten aller Art (Dokumente oder Daten, sogenannte Objekte), unabhängig von Format, Größe (unbegrenzt) oder Struktur (heterogene Herkunft, verschlüsselte Daten, zusammengesetzte Dokumente usw.) verwendet werden.
Verwaltungsregeln
Jeder eingehende Datenstrom kann über seine eigenen Verwaltungsregeln verfügen: Aufbewahrungsdauer, durchzuführende Kontrollen, Sortierung, Verfügbarkeit, Speichermedien und -orte, Indizierung, Vernichtung. Die zentralen Administratoren organisieren diese Regeln im Einklang mit den Bedürfnissen des Unternehmens und weisen sie den einzelnen „Sammlungen“ zu.
Zugriffsrechte
Es kann festgelegt werden, welche Rechte jeder Benutzer (oder jede Benutzergruppe) in Bezug auf eine bestimmte Art von Archiven hat.
Es ist auch möglich, auf der Administrator-Stufe festzulegen, was ein Administrator verwalten darf. „Verwalten“ bedeutet auf keinen Fall, auf die archivierten Informationen zuzugreifen.
Indizierung
Es besteht die Möglichkeit einer Indizierung nach Schlüsselwörtern (geschäftsspezifische Metadaten) und/oder einer Volltextindizierung. Technische Metadaten werden automatisch vom System erfasst.
Compliance-Kontrolle
Die Kontrollen können so konfiguriert werden, dass die Regelkonformität geprüft wird (Prüfung der Integrität, der Indizierung, des Formats usw.).
Es besteht die Möglichkeit, die Objekte umzuwandeln (eine mögliche Umwandlung ist beispielsweise die Konvertierung des Formats).
Sortierung
Die Archive sind in einer Baumstruktur organisiert, auf die die Benutzer Zugriffsrechte haben oder nicht.
Grafische Benutzeroberflächen
Die Suche und Anzeige der Archive erfolgt über einen leichtgewichtigen Web-Client auf der Grundlage der Klassifizierungspläne und der Indizierung jedes Archivtyps. Webservices ermöglichen die Integration der angebotenen Dienste in Geschäftsanwendungen.
Revisionssicherheit
Verschiedene Serviceklassen ermöglichen die Festlegungen der Revisionssicherheitsstufen für alle oder einen Teil der Inhalte.
Kosten der Lösung
Mehrere unserer Key-Account-Kunden haben uns mitgeteilt, dass sie überzeugt sind, mit unserer Lösungen die kostengünstigsten Archive auf dem Markt zu erhalten. Das liegt auch daran, dass wir in der Lage sind, die Infrastrukturkosten drastisch zu reduzieren.