Bei Smals, einer belgischen Organisation für IT-Dienstleistungen im öffentlichen Sektor, ist die digitale Archivierung zu einer entscheidenden Lösung geworden, um den wachsenden Anforderungen öffentlicher Einrichtungen gerecht zu werden. Dieser Vortrag beschreibt die Einrichtung einer gemeinsamen Plattform, die dabei auftretenden Herausforderungen und die technischen Lösungen, die für die Verwaltung einer ständig wachsenden Menge digitaler Daten gewählt wurden.
Hintergrund der Einrichtung der Plattform
Das Projekt begann mit dem Office National de Sécurité Sociale (ONSS), einer zentralen Einrichtung in Belgien, die für die Verwaltung elektronischer Sozialversicherungsmeldungen zuständig ist. Diese im XML-Format erstellten Dateien machen 100 Millionen Transaktionen pro Jahr aus, wobei jedes Jahr ein Wachstum von 10 % zu verzeichnen ist.
Ursprünglich war das Ziel, die Logistikkosten zu senken und gleichzeitig die Rechtssicherheit der Meldungen zu gewährleisten. Die massive Anhäufung von Daten seit 2003 machte jedoch Überlegungen zu einer robusteren und zentralisierten Archivierungslösung erforderlich.
Übergang zu einer gemeinsamen Plattform
2015 begann Smals mit der Umgestaltung des ursprünglichen Projekts, das für eine einzige Institution gedacht war, zu einer Plattform, die von mehreren öffentlichen Institutionen gemeinsam genutzt wird. Dieses Modell basiert auf einer einzigen Infrastruktur und Informationssilos, die die Vertraulichkeit der Daten gewährleisten.
- 2017 ging das Projekt mit dem ONSS als erstem Kunden in Betrieb.
- Weitere Institutionen werden nach und nach integriert, derzeit sind sechs Institutionen angeschlossen und fünf weitere werden integriert.
Heute verwaltet die Plattform 480 Millionen archivierte Objekte mit insgesamt 81 TB Daten und wird kontinuierlich weiterentwickelt.
Hauptfunktionen der Plattform
- Beweiskräftige und sichere Archivierung: Digitale Dokumente, egal ob PDFs, Videos oder andere Formate, werden nach strengen Standards archiviert.
- Multiclient und Zentralisierung: Eine einzige, gemeinsam genutzte, aber gesicherte Infrastruktur steht öffentlichen Einrichtungen auf Bundes- und regionaler Ebene offen.
- Online-Abfrage: Die Archive sind direkt über öffentliche Portale oder Fachanwendungen zugänglich. So können beispielsweise belgische Bürger ihre Rentenvorausschätzungen oder Verwaltungsdokumente online einsehen.
Diese Funktion der direkten Einsichtnahme hat den Wert der Archive gesteigert, sie für Geschäftsprozesse unverzichtbar gemacht und gleichzeitig die Kosten für die Duplizierung von Dateien in anderen Systemen gesenkt.
Technische Herausforderungen
- Verwaltung von Metadaten:
- Bei der Definition und Verwendung von Metadaten müssen deren Nutzen und die damit verbundenen Kosten in einem ausgewogenen Verhältnis stehen.
- Ein ursprünglich ehrgeiziger Kunde hat sein Modell von 30 auf 15 generische Metadaten vereinfacht, um die Komplexität zu reduzieren.
2. Speichermigration:
- Der regelmäßige Austausch von Speichermedien (alle 5–6 Jahre) ist mit aufwändigen und kostspieligen Migrationen verbunden.
- Die letzte Migration dauerte 18 Monate und stellte eine Herausforderung in Bezug auf Planung und Ressourcen dar.
3. Volumen und Leistung:
- Die Identifizierung von Formaten mit PRONOM führte zu erheblichen Verzögerungen in der Produktion, insbesondere bei komprimierten oder großen Dateien.
- Die Funktionsprüfung bei großen Datenmengen ist nach wie vor komplex und kostspielig.
Auswirkungen und Vorteile
- Kostenoptimierung: Durch die Reduzierung des redundanten Speicherbedarfs in den Geschäftssystemen gilt die Plattform als energiesparende Lösung.
- Unterstützung der Geschäftsprozesse: Archive werden nicht mehr als reine Rechtskosten betrachtet, sondern als wertvolle Ressource.
- Kontinuierliche Weiterentwicklung: Das System ist so konzipiert, dass es sich schrittweise an wachsende Anforderungen anpassen lässt und gleichzeitig flexibel genug ist, um neue Institutionen zu integrieren.
Fazit der Präsentation
Die von Smals entwickelte gemeinsame Plattform zeigt, wie eine elektronische Archivierungslösung den vielfältigen Anforderungen öffentlicher Einrichtungen gerecht werden und gleichzeitig den Wert der Archive für operative Zwecke steigern kann. Dank eines modularen und skalierbaren Ansatzes ist es Smals gelungen, rechtliche Anforderungen, technische Einschränkungen und wirtschaftliche Ziele in Einklang zu bringen und so eine nachhaltige und anpassungsfähige Lösung für den belgischen öffentlichen Sektor anzubieten.