In Unternehmen müssen zahlreiche Dokumente über lange Zeiträume erfasst, aufbewahrt und klassifiziert werden, um die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen zu gewährleisten, aber auch um guten Glauben und die Anwendung bewährter Verfahren gegenüber der Verwaltung, einem Kunden oder einem Lieferanten nachzuweisen. Diese Dokumente werden im Allgemeinen als „verbindliche Dokumente“ bezeichnet.
Die Archivierungslösung mit Beweiskraft Arcsys garantiert während des gesamten Lebenszyklus eines verbindlichen Dokuments dessen Klassifizierung, Integrität, Rückverfolgbarkeit und Authentizität. Diese Eigenschaften stellen sicher, dass das Dokument als Original präsentiert werden kann, das vollstreckbar und rechtlich unanfechtbar ist. Dank seiner fortschrittlichen Funktionen ermöglicht Arcsys es Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und das Vertrauen in ihre digitalen Dokumente zu stärken.
Klassifizierung
Arcsys ermöglicht die logische und hierarchische Strukturierung aller Dokumente, die von Unternehmen im Rahmen ihrer Aktivitäten erstellt oder empfangen werden. Dies garantiert nicht nur eine effiziente Suche, sondern auch eine optimale Verwaltung der Zugriffsrechte und die Einführung geeigneter Verwaltungsregeln.
Zugriffsverwaltung
Jeder Benutzer verfügt entsprechend seiner Rechte über einen spezifischen Zugriff auf die verschiedenen Dokumentenkategorien, wodurch eine präzise und sichere Kontrolle der Informationen gewährleistet wird.
Dienstklassen
Auf Verwaltungsebene wird jedes Dokument einer Kategorie (oder Klasse) zugeordnet, die ihm automatisch spezifische Regeln bezüglich Aufbewahrungsdauer, Leistung, Speicherung, Verfügbarkeit, Vernichtung, Indexierung sowie erforderliche Kontrollen zuweist.
Beweiskraft
Die Beweiskraft ist in die Serviceklassen integriert, wodurch für jeden Dokumenttyp spezifische Signatur- und Zeitstempelebenen definiert werden können. Zurechenbarkeit und Rückverfolgbarkeit sind systematisch angewandte Praktiken.
Beweis
Arcsys verwaltet für jedes Dokument einen Beweisordner, der es ermöglicht, im Nachhinein alle detaillierten Ereignisse während des Lebenszyklus des Dokuments zur Kenntnis zu nehmen und seine Echtheit als Original unwiderlegbar nachzuweisen.
Records Management
Das Records Management gewährleistet eine strenge Verwaltung der wesentlichen Informationen des Unternehmens. Mit Arcsys wird jedes Dokument von der Erstellung bis zur Vernichtung optimal verwaltet, wodurch die Konformität und Sicherheit der Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus gewährleistet wird.