Die Berechnung des Preises eines archivierten Dokuments ist eine Gleichung mit vielen Faktoren. Deshalb werden wir nicht versuchen, Ihnen einen Preis vorzuschlagen, sondern zählen Ihnen die wichtigsten Faktoren auf, die diesen Preis beeinflussen.
An erster Stelle steht eindeutig das Volumen. Eine Archivierungsplattform erfordert eine Infrastruktur und eine Organisation, die nur dann zu einem angemessenen Preis angeboten werden können, wenn der Nenner der Gleichung, d. h. das Volumen, groß ist. So ist es möglich, Preise auf dem Markt zu finden, die bis zu 1000 mal höher sein können.
Der nächste Faktor ist das Know-how. Es muss gelingen, eine effiziente Organisation aufzubauen, mit einer massiven Verarbeitung, möglichst wenig menschlichem Zutun und einer Anpassung der Infrastruktur, bei gleichzeitiger Beherrschung der Risiken und Beachtung der rechtlichen Vorschriften. All dies lässt sich nicht improvisieren.
Da Volumen und Know-how die beiden Schlüssel der Gleichung sind, sollten sich diejenigen, denen entweder das eine das andere fehlt, schon sehr früh die entscheidende Frage stellen: Soll ich es machen oder machen lassen? Die Anbieter auf dem Markt arbeiten natürlich mit der gleichen Logik des Volumens und sollten in der Lage sein, attraktive Preise für alle anzubieten. Aber das ist nicht unbedingt der Fall.
Die logische Folge des Volumens ist die Speicherung. Es gibt keinen Grund, warum der Preis für die Speicherung eines Archivs höher sein sollte als der Preis für eine Sicherungskopie. Die Speicherung ist eine passive Komponente, die schnell veraltet und keinen Mehrwert für die Archivierung bietet, aber dennoch immer wieder zu Kostenausreißern führt. Zu beachten ist auch, dass einige Formate die Fähigkeit besitzen, bestimmte Teile des Dokuments und somit die Volumen drastisch zu reduzieren.
Danach kommt die „Revisionssicherheit“. Wenn dieser Begriff nicht genau definiert ist, kann er zu zahlreichen Missbräuchen führen. Es ist wichtig, die Risiken zu analysieren und die Ausgaben zur Deckung des Risikos nicht zu überschätzen. Es gibt geeignete Lösungen, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen, ohne dass man dafür ruinieren muss. Die Revisionssicherheit sollte nur einen kleinen Teil der Kosten des Archivs ausmachen.
Auch der Preis der Archivverwaltungssoftware sollte nur einen kleinen Teil der Gleichung ausmachen.
Die Erhaltung der Dokumente muss als ein einheitlicher Grundbaustein des gesamten Unternehmens betrachtet werden, der auf eine Vielzahl von Bedürfnissen eingeht. Die Kosten lassen sich auch dadurch senken, dass man andere Anwendungen, die nur einen Teil der Dienstleistung erbringen, sucht und entfernt, da Archive häufig auf mehreren Ebenen gespeichert werden.
Dominique LHOPITAL