Im ersten Teil haben wir viele Gemeinsamkeiten zwischen der Sicherung personenbezogener Daten und der Archivierung elektronischer Dokumente festgestellt: ihren Wert, die Notwendigkeit der Sortierung, die Relevanz der heterogenen Speicherung, die Integrität der Dokumente und die Suche nach einem Lieferanten, der die Reversibilität gewährleistet. Lassen wir uns hier nicht belassen, es gibt noch viele Gemeinsamkeiten!
Speichermigration, die Lösung für Medienfragilität
Bei physischen Kopien von Daten sollte stets folgender Grundsatz beachtet werden: Kein physisches Medium ist zu 100 % gegen Hardwareausfall oder fortschreitende Verschlechterung garantiert. Insbesondere zeigt eine ausführliche Studie von Backblaze (einem Cloud-Anbieter), dass die mittlere Lebensdauer einer Festplatte etwa 6 Jahre und 9 Monate beträgt (https://www.backblaze.com/blog/how-long-do- disk-drives-last/ ; diese Zeit wird für die Nutzungszeit der Festplatte berücksichtigt, die im persönlichen Kontext normalerweise nicht 24 Stunden am Tag läuft!).
Daher ist es ratsam, Ihre Daten regelmäßig (zwei bis drei Jahre) von einem Medium auf ein anderes zu migrieren. Wenn während der Migration ein Fehler auftritt, müssen Sie sich keine Sorgen machen, wenn Sie unseren Rat befolgt und eine Kopie Ihrer Daten bereitgestellt haben. Sie können die Kopie einfach wiederherstellen und die Migration fortsetzen. Allerdings können Sie die erweiterten Funktionen einiger Archivierungssoftware (wie Arcsys) nicht nutzen, die im Falle eines Migrationsfehlers automatisch unversehrte Daten wiederherstellen können.
Ist die Anwendung der Haltbarkeitsdauer sinnvoll, um Geld zu sparen?
Wenn die Aufbewahrungsdauer von Dokumenten ein wesentlicher Faktor für die Einsparung von Speicherplatz in einem Unternehmen ist (die Aufbewahrung von Millionen von PDF-Dateien für 15 Jahre statt für 10 Jahre könnte teuer sein), kann ihr Nutzen für den Einzelnen in Frage gestellt werden. Tatsächlich scheint es unwahrscheinlich, dass wir auf persönlicher Ebene über eine Menge an Verwaltungsdokumenten verfügen, die mit der von Fotos und Videos vergleichbar ist (wir haben nach Statistiken über die durchschnittliche Menge an persönlichen Dokumenten gesucht, die von einem Benutzer aufbewahrt werden, aber nein, wir haben keine gefunden). Studien zu diesem Thema. Wenn Sie welche kennen, zögern Sie nicht, sie in den Kommentaren zu erwähnen).
Dies ist zweifellos der Grund, warum digitale Tresore für Verbraucher die Aufbewahrungsfristen nach Dokumentart nicht berücksichtigen.
Es ist festzustellen, dass diese Argumentation für Papierdokumente überhaupt nicht gilt. Jeder, der über mehr als zwanzig Jahre Verwaltungsdokumente verfügt, die sich in Ordnern und Aktenordnern stapeln und sich in Schränken und Schränken stapeln, versteht das vollkommen. Hier können die im Internet verfügbaren Tabellen (z. B. die unter https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134 erstellte Liste) sehr nützlich sein!
Metadaten und Aktenplan
Ist es im Volltextzeitalter noch sinnvoll, Metadaten in einem Dokument zu positionieren? Ja, für die Archivierung: Selbst wenn die Suchergebnisse ausgezeichnet sind, kann die große Menge an Dokumenten bei jeder Suche zu vielen Ergebnissen führen. Die Positionierung von Metadaten ist jedoch besonders in einem Batch- und automatisierten Ansatz sinnvoll. Wer nimmt sich die Zeit, für jeden Kontoauszug das Datum und das entsprechende Konto einzugeben?
Andererseits verwenden wir alle wie Herr Jourdain einen Klassifizierungsplan, ohne es zu wissen, indem wir eine Hierarchie von Verzeichnissen erstellen, in denen wir unsere Dokumente speichern. Diese Hierarchie kann über verschiedene Backups hinweg beibehalten werden. Wir empfehlen beispielsweise häufig Dateien wie: Versicherungen, Energie, Rechnungen, Familie, Finanzen, Wohnen, Gesundheit, Berufsleben, Fahrzeuge. Bei der zweiten Ebene handelt es sich im Allgemeinen um die Jahreszahl (was möglicherweise die Löschung von Dokumenten ermöglicht, deren Aufbewahrungsfrist überschritten wurde) oder um ein eher funktionales Kriterium (bei Fahrzeugen das betroffene Fahrzeug usw.).
Die Wahl der Formate
Bei der Erstellung von Backups ist es wichtig, die Haltbarkeit des Dokumentformats sicherzustellen. Andernfalls können Sie in Zukunft möglicherweise nicht mehr auf Ihre Daten zugreifen, wenn das Format, in dem sie gespeichert sind, von Software und Betriebssystemen nicht mehr unterstützt wird. Wir können zwei Beispiele für veraltete Formate nennen, die Ihnen in ein paar Jahren Probleme bereiten könnten:
- Microsoft Works-Format für Office-Dokumente: Diese Software war bis in die 2000er Jahre sehr beliebt, wurde aber 2009 von Microsoft aufgegeben;
- Das RealPlayer-Format, das in den 90er Jahren ein sehr beliebter Mediaplayer war.
Konverter für diese Formate in weiter verbreitete Formate (wie DOCX, ODT oder PDF für die Büroautomation, MP3 oder MP4 für Multimediadateien) gibt es derzeit, es lässt sich jedoch nicht sagen, ob dies in zwanzig Jahren noch der Fall sein wird.
Machen Sie sich also auf die Suche nach Ihren Dateien in diesen veralteten Formaten und konvertieren Sie sie jetzt, um künftige Probleme zu vermeiden!
Eine Strategie zum Entwickeln!
Zum Abschluss dieser Artikelserie können wir noch erwähnen, dass es interessant ist, auch nur eine rudimentäre Strategie zur Sicherung Ihrer Dokumente zu entwickeln und diese konsequent umzusetzen (indem Sie beispielsweise die Daten der Sicherungen in einer Tabelle aufzeichnen …). Wir haben das Spiel mitgemacht und bieten Ihnen hier ein Beispiel, dem wir persönlich folgen. Es liegt an Ihnen, diese Strategie an Ihre eigenen Bedürfnisse und Vorlieben anzupassen!
Mikaël Mechoulam