Im Rahmen der Entmaterialisierung der Unternehmensdaten gewinnt die elektronische Signatur schnell an Beliebtheit. Die Digitalisierung ist heute eine zentrale Problematik, die sich für die interne Datenverarbeitung von entscheidender Bedeutung sein kann. Die neuen, von der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) eingeführten Normen verstärken die Notwendigkeit für Unternehmen, nach Lösungen zu suchen, die die Echtheit der Dokumente und die Sicherheit gewährleisten. Es gibt viele solcher Lösungen. Eine von ihnen – die digitale Signatur – gewinnt schnell an Ansehen und Beliebtheit, und kommt in immer mehr Organisationen zur Anwendung.
Beschleunigung der Entmaterialisierung im Zusammenhang mit Covid-19
Im Zusammenhang mit der Coronakrise ist die Entmaterialisierung der Daten ein echter Vorteil. Sie ermöglicht eine Einschränkung der Präsenzkontakte und verbessert gleichzeitig die Zugänglichkeit der Daten für die berechtigten Personen. Durch die Optimierung des Datenverkehrs spart sie Zeit und erhöht die Sicherheit. Die zunehmende Beliebtheit der E-Signatur dank einer vermehrten Nutzung von Homeoffice hat die Anwendungen verändert: Die Unternehmen bevorzugen nun Lösungen, die die Einhaltung von Hygienestandards beinhalten. Auch die Notwendigkeit einer Optimierung der digitalen Strategie hat zu diesem Wandel geführt. Kann man sagen, dass wir von einer interessanten Lösung zu einer Notwendigkeit übergegangen sind? Die Frage scheint noch nicht berechtigt zu sein, aber sie wird immer relevanter – auch ohne Berücksichtigung der gesundheitlichen Situation.
Elektronische Signatur Ihrer Dokumente: Regeln für jeden Schritt
Eine elektronische Signatur muss bestimmte Vorschriften erfüllen, damit sie konform ist. Sie muss drei große Grundsätze beachten: Authentizität (Dokument kann nicht verändert werden), Sichtbarkeit (nur Personen, die von dem Dokument betroffen sind, dürfen es einsehen können) und Identifizierung (jeder Unterzeichner muss bekannt sein). Eine E-Signatur ist nicht allein rechtsverbindlich, jede Unterschrift muss zwingend von einem elektronischen Zertifikat (2 bis höchstens 3 Jahre gültig) begleitet und damit verbunden sein. Eine Überprüfung nach Ablauf dieser Frist ist nicht zulässig. Die elektronische Signatur betrifft mindestens zwei Parteien an einem zugänglichen digitalen Datenträger. Es wird folgendermaßen vorgegangen: Zertifizierung der Identität, Übermittlung des digitalen Dokuments und Validierung des Inhalts. Der Validierungsbericht, der in die Versiegelung des Archivs integriert wird, dient als Beweis für die Gültigkeit der Signatur während des Archivierungsprozesses des betreffenden Dokuments.
Die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) beinhaltet zwei neue Dienste, die sich auf die Validierung und die Aufbewahrung der elektronischen Signaturen beziehen. Sie unterscheidet zwischen vier Arten von elektronischen Signaturen, wobei die Unterschiede vor allem in ihrer Sicherheitsstufe liegen. International gilt für die elektronisch signierten Dokumente, dass jeder Staat seine eigenen Vorschriften hat (abgesehen von der EU, die die eIDAS-Verordnung zwischen allen Mitgliedsstaaten anwendet). Daher muss für die Rechtssicherheit des betreffenden Dokuments ein gemeinsamer rechtlicher Rahmen zwischen den Parteien geschaffen werden.
Welche Herausforderungen und Ziele für die Unternehmen im Zusammenhang mit der elektronischen Signatur?
Laut einer Umfrage des Magazins Archimag aus dem Jahr 2020 unter 136 französischen Organisationen „verwenden 39 % von ihnen bereits seit einem oder mehreren Jahren die elektronische Signatur“. 19 % der Befragten wollen in diesem Jahr eine elektronische Signatur einführen und 24 % planen dies für die kommenden Jahre. Jedes der genannten Unternehmen sieht mehrere Vorteile in der Verwendung der elektronischen Signatur: „An erster Stelle steht die verkürzte Dauer, um mehrere Parteien unterschreiben zu lassen (48 %), gefolgt von der Möglichkeit, Papier zu vermeiden (43 %), der Schnelligkeit und Rechtssicherheit (38 %) und der Einfachheit (23 %)“.
Die elektronische Unterschrift steht vor hohen Herausforderungen: Unter der Voraussetzung einer korrekten Verarbeitung der Daten und der Einrichtung eines Compliance-Rahmens wird die elektronische Signatur, ebenso wie die Entmaterialisierung im Allgemeinen, die Echtheit und die Integrität des betreffenden Dokuments gewährleisten. Ein digitales Dokument, das räumlich und zeitlich weniger beweglich ist als ein handgeschriebenes Dokument, kann heute und in Zukunft von einer juristischen oder natürlichen Person leichter übertragen und wiederhergestellt werden. Die Bewahrung des Inhalts des Dokuments wird erleichtert. Jedes im Anwendungsrahmen elektronisch signierte Dokument ist rechtlich zulässig: Aus behördlicher und rechtlicher Sicht hat das betreffende Dokument denselben rechtlichen Wert wie jedes andere Dokument. Genau wie eine Standardunterschrift markiert das elektronische Unterzeichnen eines Dokuments die Identität eines Unterzeichners und auch die Gültigkeit eines Dokuments, das ohne die Signatur wahrscheinlich nicht zulässig wäre. Eine E-Signatur kann nicht dupliziert oder verändert werden, sobald sie anerkannt und archiviert wurde. In Bezug auf die spezifischen Bedürfnisse der Unternehmen beinhaltet die Archivierungslösung von Arcsys das Modul SignatureValidator zur Überprüfung von elektronischen Signaturen, die von einreichenden Stelle bereitgestellt werden.
Etienne VALADE